いつでも好きなときに送信できるメールは、ビジネスの場においても大活躍。しかし、便利だからこそ使い方にはじゅうぶん注意しないと、電話や直接会って話すときのようにすぐにフォローができず困った結果に。よくありがちな例を挙げて、注意したいポイントをおさらいしてみましょう。

 

今やビジネスの世界に欠かせないメール

 

■送信前には必ずチェック! 意外と多い宛名の間違い

「ふぅ〜、やっと書き終わった……」と送信ボタンを押した数分後、メールを送った覚えのない取引先から届いた「宛名をお間違えではないでしょうか?」というメールに慌てふためいた経験はありませんか? ビジネスメールの間違いはただ相手に迷惑をかけるだけではなく、重要な機密事項を無関係の第三者に渡してしまう原因にもなります。送信ボタンを押す前に、必ず宛名のチェックをしましょう。

 もし、誤って違う相手にメールを送ってしまったことに気が付いたときは、時間をおかずすぐにおわびのメールを出します。その際、焦りすぎて二重・三重の間違いを犯さないよう気を付けてください。本文には「宛名を間違えてそちらに送ってしまったこと」「勝手なお願いではあるがメールを削除してほしいこと」を明記し、必ず丁寧な謝罪文も添えましょう。できれば、電話で直接謝罪しておくといいですね。

 また、本来メールを送るはずだった相手にも本当のことを話しておきましょう。後からトラブルになることを防ぐためにも、どんなに気が重くても必ず行ってください。

■送りっぱなしで放置

こちらがメールを送っても、相手が絶対に気が付いているとは限りません。メールを送ってしばらくしても何のレスポンスもないときは、なんらかの理由でメールが届いていない可能性があります。一度、確認のメールもしくは電話をしてみましょう。

 特に、急ぐ用件のときは慎重に。メールを送った後、すぐに電話で念押しをするぐらいでちょうどいいでしょう。

■内容に問題アリ

メールは文字だけのコミュニケーション。そのため、直接話をする場合よりも内容に気を配らなくては、言いたいことが相手に伝わりません。

 一番先に目に入るタイトルは、特に工夫しましょう。相手も忙しいので、どうでもいいと判断したメールには目を通してくれない可能性があります。本文は、数字や箇条書きも使って分かりやすく簡潔にまとめます。どうでもいいことをダラダラと書いたり、内容がタイトルと食い違っている場合は、これまたちゃんと読んでもらえないことがあるので注意しましょう。相手に送る前に、最初から読み直してみるといいですね。

 また、いくら相手がフレンドリーだからといって、敬語を使わないメールを送るのはやめましょう。仕事のメールだという自覚を持ち、誰の目に触れても恥ずかしくない内容で書いてください。

今やビジネスの世界にも欠かせない存在となったメール。慣れるまでは難しいものですが、イラストや表も添付できるなど、電話では伝わりにくい部分まで手軽に送ることができて大変便利です。その反面、トラブルになることも多いので、送る前には内容をじゅうぶんにチェックする癖をつけましょう。

 

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