ビジネスメール講師の神垣あゆみです。
相手の気を引こうとして送ったメールも、思い入れや思い込みが強すぎると、ただの迷惑メールになってしまいます。ビジネスでもプライベートでも嫌われてしまうメールの特徴と解決策をご紹介します。

 

「嫌われメール」の特徴と正しい書き方

 

好きな人にメールを送ると、思い入れが強すぎて、なにやらおかしなメールになってしまうことも多くあります。みなさんは、このような「嫌われメール」を送っていませんか?
メールの書き方や要件など、ここで一度振り返って見ましょう。
 

嫌われメールの特徴 その1:ボリュームたっぷり「重量級メール」

 
アピールしたいことが多すぎて、ギチギチに文字を書き込んだメールは、見た目からして重苦しいもの。対策としては、改行や余白を入れてすっきりと。そして、画面をスクロールせずにすむ文字量でまとめましょう。メールを送った相手に、読む時間をさいてもらっていることを意識するといいでしょう。
 

嫌われメールの特徴 その2:私が、私が……の「自己中メール」

 
自分の話をしたくなるのは分かりますが、読んでいる相手は飽きてしまう可能性も。対策としては、主語を自分より相手に変えること。「××さんなら」「××さんのおかげで」と、相手主体の文章にしましょう。それも使いすぎてくどくならないように注意です。
 

嫌われメールの特徴 その3:ストレートすぎる「単刀直入メール」

 
相手に依頼するメールではとくに「〜してください」と書くと、命令調が強調され、相手に不快感を与えてしまいます。対策としては「〜していただけますか?」と問いかけ形式で婉曲的に。「おそれ入りますが」などのクッション言葉を添えてやんわりとした文章にしましょう。
 

嫌われメールの特徴 その4:分かったら、はいさようならの「聞きっぱなしメール」

 
質問メールを送り、回答が返ってきたらそこで問題は解決です。しかし、相手が時間をさいて回答してくれた労力を忘れずに。対策としては、相手から回答があった時点で必ずお礼のメールを送りましょう。
 

嫌われメールの特徴 その5:リアクションに困る「つぶやきメール」

 
内容や意味のないつぶやきメールは、親しくない相手からは、うるさがられるだけ。対策としては、思いつきのメールは控え、目的と効果を考えた内容にしましょう。
 

嫌われメールの特徴 その6:失礼にもほどがある「なにしてますか?」メール

 
自分は暇でも、相手も同じとはかぎりません。親しくない相手に、執拗に探りを入れるメールは、ストーカー扱いされても仕方ありません。対策としては、ウザい人と認定される前にすぐやめましょう。
 

その7:実は気を使えていない「返信不要ですメール」

 
「返信不要なので、これからも送っていいですか?」と、相手に気を使ったつもりでいると危険。意味深な内容で一方的に送りつけられるメールは心に蓄積して、結局は受け取る側の負担に。対策としては、メールは用件があるときだけに控えましょう。

 

共有できる話題を準備してメールを活用しましょう

 

メールは双方向のやりとりが成り立ってこそ、コミュニケーションが深まるツール。一方的で過剰な情報提供は相手を疲れさせ、やがて飽きられ、ついには嫌われます。
 
相手の立場になって「相手がどのように受け止め、感じるか」を想定したメールの対応や書き方を心がけましょう。
スムーズな人間関係の構築にも、上手なメールの使い方をマスターできるといいですね。
 
Written by 神垣あゆみ
 
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公開日:2012年7月15日
更新日:2018年11月30日

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