社会人になると避けて通れないのが電話応対。友人との電話には慣れていても、目上の方や取引先の方と電話で話すという経験は初めてという人も多いのではないでしょうか？
慣れてしまえばどうということはありません
でも、ご安心を。今はスマートに電話に出ている先輩たちも、新人の頃はありえないミスを犯していたものです。
■電話に出るとき、変なことを口走る
オフィスで電話に出るときは「はい。○○株式会社の△△でございます」というように、所属する会社名と自分の名前をはっきりと名乗らねばなりません。しかし、電話に出ることに緊張している新人は「はい。△△です」と会社名を飛ばしていきなり自分の名前を言ってしまったり、学生時代にアルバイトをしていたお店の名前を言ってしまったりします。自分がこの会社の一員であるという自覚が出てくる頃にはスラスラと言えるようになるので、めげずに頑張りましょう。
■大事な部分を聞き忘れたまま、電話を切ってしまった
これも、多くの人が一度は経験して青くなったことがあるミスではないでしょうか? 「はい、はい」と順調に用件を聞いてメモしていき、よしこれで完璧と受話器を置いたら、部長から「誰から?」の声。「はいっ、今の電話はですね……あれっ、誰だっけ?」と、一番大事な部分を覚えていない。相手がもしかして? と気が付いてもう一度電話をくれることもありますが、こちらから折り返すと言っておきながらかける相手が分からなくてそれっきりになってしまい、信頼をなくすということもありえます。伝言を頼まれた際は、受話器を置く前にもう一度メモの内容を見返す癖をつけましょう。
■舌が回らない
先輩みたいに、ハキハキ･なめらかな口調で電話に出たいけど、相手の話を聞き逃すまいと必死になるあまり、舌が回らずおかしなことを口走ってしまう。これも新人時代にはよくあるミスです。「はい」を「ひゃい」、「承知致しました」を「承知いたした」など、運がよければ相手が笑ってくれて場が和むものの、相手が気難しい人だった場合は「何を言ってるんだ!」と叱られることも。焦ってもいいことは何もありません。どうしても聞き取れなかったときはもう一度聞き直してもいいので、落ち着いて話すようにしましょう。
■保留ボタンの押し忘れ
うっかり保留ボタンを押すのを忘れたまま、大きな声で「かちょ〜! ○○の△△さんから電話です〜! え? 用件? よくわかりませ〜ん!」 こんな会話が先方に筒抜けになっていたら、ちょっと気まずいですよね。電話を取り次ぐ際は、必ず保留ボタンが流れ出したことを確認するようにしましょう。また、電話の送話口を押さえても、こちらの会話はほとんど聞こえてしまっています。たとえ少しの間しかお待たせしないというときでも、保留ボタンを押して取り次ぎをしたほうがスマートです。
難しい電話応対も、慣れてしまえばどうということはありません。まだ失敗が許される新人のうちに一度でも多く電話に出て、どんどん場数を踏んでいきましょう！
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Written by Gow! Magazine編集部
Photo by Inno'vision
