必ず読んでもらえる!きちんと気持ちの伝わるメールの書き方

2014.4.3.

yummy!

どんなに頑張って長い文章を書いても、相手が最後まで読んでくれなければ意味がありません。それは、恋人や友人、仕事の相手、誰に対しても同じこと。でも、どのような書き方をすれば、思わず読みたくなる文章になるのでしょうか?メールを書く際の注意点をまとめてみました。

分かりやすく丁寧に

■伝えたいことは何かを明確にする

ただ伝えたいことをダラダラと、何の脈絡もなく書きつづってある文章は読みにくいものです。メールを書くときは、自分が相手に何を伝えたいのかということを明確にしなければなりません。

そのためには、まず、文章のはじめに「自分は何の目的でメールを書いたのか」という答えを書いてしまいます。
例えば、急に用事が入って約束を守ることができなくなったことを伝えたいのなら「ごめんなさい。約束してた○日の遊園地、行けなくなってしまいました。急に田舎から親が出てくることになって、一日付き合わなくてはいけないのです。夜には戻るので、また連絡します。埋め合わせは必ずするので許してね!」というように、メールを受け取った側がまず遊園地に行けなくなったことを知り、次にその理由を読んで納得するという段階を踏むと伝わりやすくなります。

■最初のあいさつをしっかりと!

気心の知れた友人同士ならともかく、一般的に、あいさつもなしでいきなり本題に入っているメールは、そっけない印象で感じが悪いもの。送る相手が仕事の取引先であれば「いつもお世話になっております」、それほど親しくない知人なら「ご無沙汰しております。お元気ですか?」というように、文章の一番初めには必ず一言あいさつ文を入れましょう。

■文章が長くなるときは、箇条書きを使う

どんなに読みやすい文章でも、あまり長いと読む気がうせるもの。伝えなくてはいけないことがたくさんあるときは、要点ごとに箇条書きでまとめましょう。
例えば、職場の忘年会のお知らせ。「12月○日に部署のみんなで忘年会をしたいと思います。場所は○○という店で、時間は……」これでは読みづらくなります。それでは、箇条書きを使ってみるとどうでしょう。

「皆さま、お疲れ様です。
さて、今年も忘年会を開きたいと思います。
参加できる方は、早めに幹事までご連絡をお願いします。

･日にち／12月○日（金）
・場所／居酒屋○○
・時間／午後7時半〜
・会費／一人3,000円

分からないことは、幹事の○○まで」

情報が整理されていて、格段に読みやすくなったと思いませんか?　伝えたいことが多いときは、このように、読む人が一目で内容を理解できるように書くことが大切です。

作文と同じで、メールの文章も、書けば書くほど上達し、コツが分かってきます。大切なのは読む人の立場を考える思いやり。適当に書いたメールを受け取ったらどう思うかを想像すれば、おのずと分かりやすく丁寧に書こうと思えるものです。